各部门:
为切实提高档案资料及上报材料处理工作的科学化和规范化水平，按照《国家行政机关公文处理办法》有关要求，现将规范文档及上报材料格式的有关要求通知如下，请各单位参照执行。
一、制度、计划、总结、说明类文字材料
（一）关于用纸和版面设置
1、采用国际标准A4型用纸（
210mm
×
297mm
)。
2、排版时版面尺寸标准：幅面：
210mm
×
297mm
；版心：
156mm
×
225mm
；上白边(天头)
37mm
（
37mm
±
1mm
）；下白边
35mm
；左白边
28mm
（
28mm
±
1mm
）；右白边
26mm
。
3、文字材料有多页的，要标注页码。页码为四号宋体阿拉伯数字编排，两侧有短横，半角模式，位置为单页在右空一字、双页在左空一字。
4、材料按每页22行，每行28个字，行距
28磅
排版。
5、材料竖向双面打印，左侧装订。
（二）关于标题
1、标题用2号小标宋，居中，段前空2行、段后空1行，标题一行或多行居中排布的回行时注意词意完整、排列对称、间距恰当；从左至右横写横排。
2、除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号。
（三）关于正文
1、正文在称谓或主送领导、主送机关名称下行开始排列；没有称谓或主送领导、主送机关名称时，在标题下（标题下如标注了名称、日期和文稿完成状态等信息，则在这些标注文字之下）开始排列。
2、正文字体用3号仿宋体。每自然段段首左空2个字符，回行顶格。
3、正文内容结构有多个层次时，原则上标识方法为：
一级标题用：一、二、三、……；字体用3号小标宋加粗；标题独立成行，末尾不加标点。
二级标题用：（一）（二）（三）……；字体用3号小标宋；标题独立成行，末尾不加标点。
三级标题用：1、２、３、……；字体用3号仿宋加粗。
四级标题用：（1）（2）（3）……；字体用3号仿宋。
4、正文中的表格。表格标题用4号宋体加粗，段前段后各空0.5行，表格内文字用小4号宋体,其中标题行和标题列用小4号宋体加粗。如表格跨页，应在下页第一行注明“续表”，续表有多页的，应当从第二页起按顺序注明“续表X”；每页的表格应有完整的标题行和标题列。
（四）关于落款
1、署名和标识日期，采用3号仿宋体字。
2、署名在正文之下（有附件的要在附件标识之下）空2行的位置标识。署名起始位置按照美观要求，根据所署名称字数的多少自行酌定。
3、日期在署名的下一行，日期要用用阿拉伯数字标全。如：
2014
年12月10日
4、如正文最后一页没有足够空间落款的，署名和标识日期放于下一页。在下页首行空两格标注“此页无正文”字样，然后空2行落款。
（五）关于附件
1、附件，在正文下空1行、左空2字、用3号仿宋体字标识。“附件”两字后标冒号，冒号后标注附件名称，附件名称不用书名号，附件名称后不加标点符号。
2、如有多个附件，使用阿拉伯数字为序号逐个标出。
3、附件正方首页要在第１行左上角用３号仿宋体字顶格标识“附件”两字，多个附件的还要标识序号（如“附件
1”
），再下空1行用2号小标宋居中标识附件名称。
4、附件应与正文一起装订。
二、单独成文的表格类文字材料
（一）关于用纸和版面设置
1、采用国际标准A4型用纸（
210mm
×
297mm
)。
2、排版时版面尺寸标准：幅面：
210mm
×
297mm
；版心：
156mm
×
225mm
；上白边(天头)
37mm
（
37mm
±
1mm
）；下白边
35mm
；左白边
28mm
（
28mm
±
1mm
）；右白边
26mm
。（按照美观要求，根据表格内容可，适当调整页边距）
3、表格材料有多页的，要标注页码。页码为四号宋体阿拉伯数字编排，两侧有短横，半角模式，位置为单页在右空一字、双页在左空一字。
4、表格材料应双面打印。竖向排版的左侧装订；横向排版，上侧装订。
（二）关于标题
1、表格材料的标题用2号小标宋，居中，段前空1行、段后空0.5行，标题一行或多行居中排布的回行时注意词意完整、排列对称、间距恰当；从左至右横写横排。
2、除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不用标点符号。
（三）关于内容
1、表格中的文字用4号宋体，其中表格标题行和标题列文字用4号宋体加粗。
2、表格出现跨页，应在下页第一行注明“续表”，“续表”用4号宋体加粗。
3、续表有多页的，应当从第二页起按顺序注明“续表X”。
4、每页的表格应有完整的标题行和标题列。
三、在日常工作中已形成的各类过程性文字性支撑材料
（一）在日常工作中已形成的各类过程性文字性支撑材料无需重新制作，各材料形成部门应根据材料性质，保持原貌，分类整理，归档保存，并制作目录，明确材料主题，存放位置，以便于查找。
（二）在《吕梁学院2014年〈山西省高等院校年度目标管理考核指标体系〉任务分解》中，由各相关部门保存的材料，要制作目录（明确材料主题，存放位置），并将目录交评估中心。
（三）从
2015年
1月
1日
起
，工作中形成的各类过程性文字性支撑材料，须按照本通知第一、二要求制作。
四、对本次材料提交的具体要求
（一）材料提交时间地点
1、提交材料时间：
2014年
12月
18日
8时至18时
2、提交材料地点：行政楼6楼评估中心办公室
3、材料电子版发送到教学评估中心邮箱：llxypgzx@163.com
（二）材料建档
教学评估中心根据14项一级指标和42项二级指标，结合收回材料的实际情况建立完善材料档案，并制作整体材料目录（标明存放位置）。
（三）对各材料提交部门要求
1、各部门必须按时提交材料；对不能按时提交材料的部门将进行通报。
2、各部门提交材料要保证质量，坚决避免错别字，不得出现页码错乱，名称错误等现象。
3、各部门要指定专人提交材料，并做好提交材料目录，与教学评估中心工作人员做好材料交接。
4、各部门提交纸质材料同时，要交相关材料电子版。
5、各部门要认真做好过程性支撑材料的分类整理，已备查阅。
说明：安装小标宋字体的方法是点击“开始”->“设置”->”控制面板”->“字体”->将下载的字体文件复制到“字体”目录中，即可。
发展规划处
教学评估中心
2014
年12月15日
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